Hoe een Odoo-implementatie bij ons verloopt
ODOO-IMPLEMENTATIE
Een programma in fasen
Je weet op elk moment wat er open staat, wie eraan werkt en wat er nog beslist moet worden.
BeyondERP implementeert Odoo voor bedrijven in België en Nederland. De fasen hieronder zijn de fasen die we vandaag doorlopen.
ONZE AANPAK
De zeven fasen van een implementatie
Elke fase eindigt met iets wat je kunt bekijken: een lijst, een plan, een werkende omgeving of een draaiboek.
01
Analyse en scope
We komen op locatie en laten jullie vertellen. Daarna lopen we proces per proces na wat standaard Odoo aankan en waar het knelt. Het resultaat is een fit-gaplijst: elk gat met een voorstel en een prijs, zodat je zelf kiest wat mee gaat in fase één.
02
Projectplan
Fasen, data, wie van jouw kant meedoet en hoeveel tijd dat vraagt. We plannen jullie betrokkenheid expliciet in, want een implementatie zonder mensen van het bedrijf erin loopt vast.
03
Configuratie en ontwikkeling
We bouwen in korte rondes met een testomgeving naast de productieomgeving. Je ziet elke twee weken werkende functionaliteit in plaats van een voortgangspercentage.
04
Masterdata
Artikels, klanten, leveranciers, prijslijsten, stuklijsten, locaties. Dit is de fase die projecten laat mislukken als ze te laat begint, dus we starten er vroeg mee en maken samen één eigenaar per gegevensset.
05
Testscenario’s
Jullie mensen testen hun eigen werk aan de hand van scenario’s die we samen opschrijven: een order van aanvraag tot factuur, een productieorder van stuklijst tot afmelding. Wat faalt komt op de defectenlijst, met prioriteit.
06
Cut-over
Een draaiboek per uur: wanneer het oude systeem dichtgaat, welke saldi over gaan, wie klaarstaat en wat we doen als iets niet werkt. We spreken vooraf af wanneer we terugkeren naar de oude situatie.
07
Meedraaien en evalueren
Na de go-live laten we het bewust een aantal weken meedraaien in de dagelijkse werking. Daarna gaan we opnieuw samen zitten: welke verbeterpunten komen nu naar boven en wat pakken we volgende aan?
PROJECTOPVOLGING
Hoe we een project besturen
Alle activiteiten staan in een projectmanagementomgeving waarin we plannen en opvolgen. De functionele wensen worden per module geanalyseerd en gedocumenteerd, en die documentatie blijft ook na de oplevering beschikbaar voor je gebruikers.
We werken met workshops per module, één tot twee keer per week met je key-users, afhankelijk van hun beschikbaarheid. Elke twee weken zitten de projectleiders van beide kanten samen en evalueren we scope, planning en budget. Wijzigingen gaan langs het managementteam voordat ze uitgevoerd worden.
Je key-users testen zelf, met testscenario’s die we samen opschrijven, en zij geven ook de eindgebruikerstraining — wij staan erbij waar dat helpt. Wie het zelf uitlegt, gebruikt het daarna beter.
Wat een implementatietraject bij ons omvat
Voorbereiding en kick-off, de definitieve planning, de functionele analyseworkshops en de uitwerking daarvan, training van je key-users, voorbereiding van je stamdata, inrichting en configuratie van de modules, het opstellen en opvolgen van de testscenario’s, ondersteuning bij de datamigratie, opvolging van de acceptatietesten, ondersteuning bij de go-live, tweewekelijks projectoverleg en het projectmanagement.
Wat we niet doen
We starten geen implementatie zonder analyse. Blijkt uit die analyse dat Odoo hier niet het juiste systeem is, dan zeggen we dat, ook als het ons een project kost.
We doen geen big bang zonder testronde met je eigen mensen, en we zetten geen maatwerk in productie waar niemand aan jouw kant eigenaar van is.
KLANTVERHAAL
Wat het Festicup opleverde
Festicup verhuurt herbruikbare bekers aan evenementen en wast ze in een eigen wascentrum. In drie maanden stapten ze over van SAP Business One naar Odoo.
De implementatie heeft geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen, met name van offerte tot factuur, en heeft de operationele efficiëntie van Festicup verbeterd.
Festicup
Denk je aan een Odoo-implementatie?
In een gesprek van 30 minuten lopen we je processen door en zeggen we hoe een analyse er bij jou uitziet.