Van SAP Business One naar Odoo in drie maanden

KLANT

Festicup verhuurt bekers en wast ze zelf

Festicup verhuurt en verkoopt herbruikbare bekers aan evenementen en beheert daarvoor een eigen wascentrum. Het bedrijf is in 2017 opgericht om het plastic afval van evenementen weg te werken.

Een tiental medewerkers houdt die stroom draaiend: bekers gaan naar een evenement, komen vuil terug, worden gewassen en gaan opnieuw de deur uit. Het wascentrum verwerkt tot 500.000 bekers per dag.

AANLEIDING

Software die duur was en niet meegroeide

Festicup had kort daarvoor SAP Business One ingevoerd. Die implementatie was duur en gaf weinig terug: de verhuurstroom en het wascentrum pasten er niet in zonder opnieuw te bouwen.

Toen duidelijk werd dat elke uitbreiding een nieuw budget vroeg, zijn ze gaan zoeken naar software met een heldere prijs per gebruiker en modules die op elkaar aansluiten.

WAT WE BOUWDEN

Vijf processen in Odoo

We begonnen met één gesprek en één proof of concept, zodat Festicup vooraf zag hoe hun verhuurstroom in Odoo zou lopen. Pas daarna is het project gestart.

Verkoop, verhuur, financiën, productie en voorraad

De vijf processen staan in dezelfde omgeving, samen met de website, die volledig in Odoo gebouwd is.

Prijzen die uit de aankoopprijs volgen

De verkoopprijs wordt berekend uit de aankoopprijs, zodat een prijswijziging bij de leverancier niet handmatig doorgerekend hoeft te worden.

Een verhuurstroom met serviceartikelen op de order

Het standaard verhuurproces is aangepast zodat wassen en transport als serviceartikel mee op dezelfde order staan.

Een aparte toepassing voor het wassen

Naast Odoo draait een eigen applicatie voor het wasproces en de voorraadtransacties die daarbij horen.

Tekenen en betalen in dezelfde stap

Klanten bekijken hun offerte online, ondertekenen ze en betalen meteen.

SAMENWERKING

Drie intense maanden

Tot de go-live waren het drie zeer intense maanden. Daarna hebben we nog zeven maanden aan uitbreidingen gewerkt, met dezelfde mensen die de implementatie gedaan hadden.

Die uitbreidingen komen van de werkvloer: wat tijdens een seizoen opvalt, bespreken we en zetten we in de volgende ronde om. De volgende stap staat al op de agenda van Festicup zelf, bekers volgen met RFID.

WAT ER VERANDERD IS

Van offerte tot factuur gaat sneller

Omdat klanten online tekenen en meteen betalen, is de tijd tussen offerte en factuur korter geworden en blijven er na een evenement minder facturen openstaan.

Festicup houdt nu bij hoeveel bekers gewassen zijn en hoeveel er verloren zijn gegaan. Dat onderbouwt de prognoses, het voorraadbeheer en de afrekening met de organisator.

RESULTAAT

De implementatie heeft geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen, met name van offerte tot factuur, en heeft de operationele efficiëntie van Festicup verbeterd.